Le riunioni erano e sono uno strumento importantissimo per la gestione dei progetti, delle informazioni e anche per la motivazione delle persone.
Anzi penso che oggi, lavorando soprattutto in smart working, le riunioni siano diventate sempre più centrali, sono il veicolo previlegiato per trasmettere non solo informazioni e direttive, ma anche emozioni e motivazione (e ce n’è un gran bisogno di questi tempi 🙁 ) .
Per poter esplicare tutto il loro valore, le riunioni devono però essere ben preparate e pianificate.
Ciò richiede sicuramente l’investimento di un pò di tempo, ma è un investimento che regala buoni frutti.
Per aiutarti nella preparazione, di seguito trovi le domande utili per organizzare al meglio una riunione:
- Qual è il mio scopo ? Per prima cosa andiamo a chiarire il risultato che vogliamo ottenere con questa riunione. Attenzione che lo scopo è diverso dall’oggetto (anche se spesso confuso con esso),
- Qual è l’oggetto della riunione? Qui ci focalizziamo sui contenuti, cioè sugli argomenti che tratteremo (ordine del giorno). Se vogliamo che le persone arrivino preparate alla riunione è bene comunicarli in anticipo,
- In riferimento al mio scopo e all’oggetto della riunione chi dovrà partecipare? Mi è capitato di incontrare, nella mia attività professionale, le casistiche più disparate: da riunioni aperte quasi a chiunque, a riunioni per pochi e gli altri si “attrezzano” con il passa parola (peccato che siano direttamente coinvolti negli argomenti da trattare). E’ un punto delicato, sotto diversi punti vista, che va ponderato bene,
- Quali dati e strumenti saranno necessari in riunione? Valutarli prima e comunicarli in anticipo, insieme all’ordine del giorno, permetterà alle persone di arrivare preparate con tutto il necessario,
- Quanto durerà complessivamente la riunione? Mi sento spesso dire:” sappiamo quando inizia la riunione ma non sappiamo quando finisce”. Non è un bel segnale, per almeno due motivi:
- le persone hanno bisogno e, direi anche, il diritto di organizzarsi l’agenda,
- si dà così prova di non aver fatto una buona pianificazione della riunione,
e così si arriva subito all’altro punto:
- Quanto tempo dedicare ad ogni singolo argomento? E’ brutto e poco producente dedicare la maggior parte del tempo a uno o due punti e poi sorvolare gli altri a volo d’uccello oppure rimandarli banalmente alla prossima riunione. Il dubbio che può sorgere è: “ma se non erano importanti perchè sono stati messi nell’ordine del giorno?” Insomma è una situazione da cui traspare evidentemente poca chiarezza sulle priorità e poca pianificazione.
In altri momenti c’è un’altra domanda interessante da rivolgerci:
- In quale ambiente è meglio effettuare la riunione? Beh, ora abbiamo la scelta delle piattaforme web e, fino a tempi migliori, accontentiamoci di queste.
